Докладная это

Как упоминалось ранее, если один из сотрудников компании обнаруживает нарушение правил поведения, составляется меморандум. Это может касаться правил внутреннего трудового распорядка работодателя, правил охраны труда и техники безопасности или других местных правил. Процедура выдачи разрешения на нарушение объясняется в отдельном документе (Закон о трудовой дисциплине).

Все распоряжения руководителей должны иметь причину и обоснование: первое относится к ссылке на документ или закон, второе — к объяснению фактических причин решения. В качестве обоснования служит докладная записка вместе с отчетом, подготовленным в соответствии со всеми правилами.

Кто пишет официальную бумагу

Автором записки является тот же человек, который обнаружил нарушение и написал записку. Теоретически, это может быть сотрудник компании, который вовремя проявляет бдительность. В любом случае, сотрудник должен обладать навыками работы с документом, чтобы избежать серьезных ошибок при составлении меморандума.

Отличие от иных видов записок

Меморандумы часто путают со служебными записками и объяснительными записками. Эти два понятия следует четко различать по следующим причинам.

• Во-первых, легенда всегда вертикальна. В этом заключается разница между меморандумом и пояснительной запиской.
• Во-вторых, меморандум составляется исключительно на основании нарушения трудового законодательства, и
• В-третьих, меморандум может быть составлен любым сотрудником компании, в то время как пояснительная записка может быть составлена только нарушителем.
• В-четвертых, в отличие от пояснительных записок, меморандумы не являются существенным элементом внутреннего документооборота. Как правило, работодатель не имеет права налагать дисциплинарные взыскания на подчиненных без получения от них объяснений.

Форма документа

Поскольку меморандум не является одним из основных документов, регулирующих трудовые правоотношения, государственные органы не предъявляют к его форме и содержанию никаких требований, кроме требований общего характера. Меморандумы о взаимопонимании всегда пишутся в свободной форме. Что касается общих требований, то к ним относятся следующие

• Стиль делового языка
• Название справки (дата, место),…
• Отправитель и адресат документа
• Подпись автора меморандума, и
• расшифровка подписи.

Официальные документы могут быть составлены одним из двух обычных способов: написаны от руки синими или черными чернилами или набраны с помощью компьютера. Обе версии имеют одинаковую окончательную юридическую силу, если они подписаны автором. Документ обычно создается на чистом листе бумаги формата A4 или A5.

Обратите внимание, что меморандумы должны быть распечатаны на принтере, даже в компьютерном варианте, поскольку в обоих случаях они должны быть подписаны непосредственно работником.

Объясняем, как правильно написать записку

Структурно служебная записка состоит из трех компонентов: реквизиты, тема и собственноручная подпись сотрудника. Каждому из них следует уделить пристальное внимание.

Первое, что необходимо сделать, это проверить детали. В правом верхнем углу документа напишите, кто и кому должен представить служебную записку. В случае гранта напишите имя руководителя и его/ее должность в компании согласно штатному расписанию.

Те же данные появляются чуть ниже, но уже для заявителя. Следующий шаг — указать уникальный номер документа, дату (день, месяц, год) и место создания (город).

Основная часть документа начинается со следующей, где следует кратко описать инцидент. Затем порекомендуйте руководителю принять меры в отношении нарушителя и переходите к подписанию. После того как все вышеперечисленные пункты зафиксированы на бумаге, меморандум подписывается редактором.

К меморандуму также должна быть приложена копия соответствующего сертификата.

Образец.

В 10.30 утра 9 сентября 2024 года (через два с половиной часа после начала работы) самый молодой сотрудник, Н. Ватов, был найден пьяным и спящим на своем рабочем месте. Ватов отказался объяснить свое поведение или подписать протокол. Работник скрылся из помещения.

Рекомендуется отстранить г-на Ватова от работы на три рабочих дня и применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Внутренняя служебная записка об отсутствии

Отсутствие дежурного офицера.

Сегодня, 7 апреля 2015 года, Валентина Петрова, руководитель школьной службы, отсутствовала в столовой во время второго перерыва. Никакой информации или документов, подтверждающих причину ее отсутствия, предоставлено не было. В связи с вышеизложенным, Петровой В. рекомендуется объявить выговор.

Что такое докладная записка?

Меморандум — метод вертикальной коммуникации в компании, письменное изложение рабочего вопроса, адресованное ответственному отделу, организации или вышестоящему органу.

Получателем документа может быть сотрудник добровольно или по поручению руководства.

Из-за отсутствия единого формата документов отчеты составляются в соответствии с общепринятыми правилами оперативной документации или в соответствии с директивами, разработанными для внутреннего пользования.

Принимаются как письменные, так и напечатанные на машинке документы.

После стандартного «заголовка» документа, включающего заголовок и имя адресата и автора, идет заголовок документа, за которым следует основное сообщение. Он состоит из трех частей

• Поле 1 — описание событий или причин, которые привели к обращению к администратору; и
• Раздел 2 — Анализ ситуации и варианты ее разрешения, и
• Раздел 3 — выводы, сформированные на основе первого и второго разделов.

Отчету присваивается индивидуальный регистрационный номер.

Докладывайте! При написании меморандума принято использовать ГОСТ 6. 30-2003 «Унифицированная система документации».

На рисунке показан пример документа.

В каких случаях она необходима?

В большинстве случаев меморандумы о взаимопонимании составляются для решения вопросов, которые условно можно разделить на три группы

• Группа 1 — вопросы, связанные с основной деятельностью организации; и
• Группа 2 — вопросы, затрагивающие административную и финансовую деятельность; и
• Группа 3 — Темы для персонала.

К первой группе относятся ситуации, когда существующие проблемы мешают работе организации и их решение находится вне контроля автора. Необходимость в дополнительном финансировании.

Вторая группа позволяет подавать жалобы на машины, которые манипулируют рабочим процессом, но не нарушают и не останавливают его.

Три руководителя групп являются последними и относятся к персоналу.

Причинами для составления документации являются дисциплинарные проступки, халатное отношение к работе, перевод на другое рабочее место для производственных нужд или профессиональные достижения работника.

Когда составление не требуется?

Чтобы получить меморандум от руководителя, особенно если речь идет о дисциплинарном проступке, необходимо получить от него ответ.

Все вышеперечисленное должно быть «наказано» или принято руководителем. В некоторых случаях это может привести к увольнению.

Отчет не должен быть написан, если

1. У вас есть личная гр,.
2. нет доказательств совершения уголовного преступления, и
3. Проступок незначительный и никак не повлиял на производительность.
4. Техническое повреждение было своевременно устранено.

Кроме того, не путайте назначение различных форм внутренней документации. Если вы можете обойтись простым меморандумом, составьте отчет.

Чем отличается от служебной и объяснительной?

Меморандумы часто путают со служебными записками или объяснительными записками, которые похожи на них, но не должны подменяться по определенным характеристикам.

Меморандумы отличаются от официальных записок следующими характеристиками

• Характер адреса — служебные записки являются строго внутренними документами, а отчеты могут быть отправлены за пределы организации.
• Дополнительные меморандумы обеспечивают коммуникацию на горизонтальном уровне «работа директора на одном уровне», а отчеты являются документами «контроля сотрудников».

Описательный меморандум отличается от пояснительного меморандума по содержанию и структуре документа. Объяснительная записка состоит из двух частей, одна из которых отражает факт назначения пенсии, а другая объясняет, почему возникла такая ситуация.

Например, г-н Соловьев отсутствовал на работе в течение четырех с половиной часов, и за него был составлен отчет. Начальник вызвал г-на Соловьева «на ковер» и попросил записать на бумаге причины его отсутствия в виде объяснительной записки.

Какие виды докладной существуют?

Обычно различают две категории мемуаров:.

1. В зависимости от получателя.
2. В зависимости от содержания.

Первая классификация различает головные или структурные подразделения организации, направленные на органы власти за пределами организации, и внутренние записки, направленные вовне.

Важно! Документы, отправляемые за пределы организации, должны быть написаны на фирменном бланке. Документы для внутреннего пользования могут быть написаны на обычных листах формата A4.

В зависимости от содержания можно выделить следующие типы документов

• Информация — периодическая информация о рабочих процедурах, о
• Инициатива — призыв к действию для получателя жалобы или рекомендации, и
• Отчеты — информирование ответственного лица в организации о завершении работы и информирование получателя о результатах порученной ему работы.

Докладная записка относится к юридически значимому документу, как в единой форме, так и без единой формы. При составлении документа получатель должен обеспечить достоверность данных и документальное подтверждение своего обращения.

Что такое докладная записка?

Меморандум — метод вертикальной коммуникации в компании, письменное изложение рабочего вопроса, адресованное ответственному отделу, организации или вышестоящему органу.

Получателем документа может быть сотрудник добровольно или по поручению руководства.

Из-за отсутствия единого формата документов отчеты составляются в соответствии с общепринятыми правилами оперативной документации или в соответствии с директивами, разработанными для внутреннего пользования.

Принимаются как письменные, так и напечатанные на машинке документы.

После стандартного «заголовка» документа, включающего заголовок и имя адресата и автора, идет заголовок документа, за которым следует основное сообщение. Он состоит из трех частей

• Поле 1 — описание событий или причин, которые привели к обращению к администратору; и
• Раздел 2 — Анализ ситуации и варианты ее разрешения, и
• Раздел 3 — выводы, сформированные на основе первого и второго разделов.

Отчету присваивается индивидуальный регистрационный номер.

Докладывайте! При написании меморандума принято использовать ГОСТ 6. 30-2003 «Унифицированная система документации».

На рисунке показан пример документа.

Виды докладных записок

Меморандум можно охарактеризовать как строго иерархический документ, поскольку он всегда направляется от подчиненного к его непосредственному начальнику. Исключение составляют случаи, когда работник хочет сообщить о неправомерных действиях руководителя в вышестоящую инстанцию.

В служебной записке всегда указывается имя лица, против которого необходимо предпринять действия. Существует несколько форм отчетности перед руководителем.

Внутренние и внешние. К внутренним относятся документы, направляемые на все уровни управления в компании. Внешние — это служебные записки, отправленные в другую организацию. Например, строительная компания является членом саморегулируемой организации (СРО) и может быть уведомлена о любых нарушениях, обнаруженных в компании.

Положительные и отрицательные стороны. Образцы отчетов для руководителей также могут носить позитивный характер. Например, она сообщает о перевыполнении плана и предлагает бонусы наиболее активным сотрудникам. Негатив сообщает о неприятных событиях в организации. Например, кто-то в группе не справился со своими обязанностями.

Информационный. Они отчитываются о завершении этапов работы, предлагают новые идеи для внедрения в производственный процесс, сообщают о завершении проектов и ожидают выдачи новых заказов.

Инструменты электронного кадрового документооборота (ЭДК) позволяют быстрее сообщать руководству о различных инцидентах. Эта услуга позволяет вам.

Утвердить различные шаблоны форм отчетов для разных ситуаций. Сотрудники могут быстро выбрать шаблон, заполнить его и отправить своему руководителю.

Ускорить регистрацию отчетов для руководителей — как только документ создан и размещен в KEDO, он попадает к получателю.

Упрощение поиска документов — используя фильтры сервиса, вы сможете найти нужный отчет за считанные секунды.

Организуйте хранение документов — услуга KEDO позволяет собрать всю информацию в одном месте.

Как правильно написать докладную на работника или руководителя?

Как правило, текст отчета должен быть в следующем формате.

Во-первых, предоставляется информация о получателе и авторе документа. Имя, должность, название компании.

Назовите документ «меморандум» и точно опишите суть проблемы (например, нарушение трудовой дисциплины).

Факты инцидента и имена участников, дата инцидента, дата, когда произошел инцидент.

альтернативное решение для устранения проблемы (например, просьба объявить работнику выговор за несоблюдение трудовой дисциплины).

Список документов, прилагаемых к служебной записке (при наличии).

Подпись и дата.

При подготовке документов рекомендуется придерживаться следующих правил

Лаконичность. Вы должны кратко описать ситуацию и кратко изложить все ключевые факты, не выражая субъективного мнения о событии.

Данные. После описания инцидента и просьбы что-то сделать, желательно приложить доказательства того, что было совершено мошенничество, что работа была фактически выполнена или что планы были перевыполнены.

Неанонимность. Автор отчета обязан объявить о своей личности.

Примеры написания эссе