Штамп «Точная копия» означает, что копия была сделана в точности как оригинал, без каких-либо дополнений. Если дубликат документа заверен надлежащим образом (печатью или от руки), он имеет юридическую силу. Если акт повторения исходной информации в полном объеме надлежащим образом заверен, то он имеет такую же юридическую силу, как и оригинал (ст.
23, п. 3. 1 ГОСТ Р 7.
0. 8-2013 «Система стандартов»).
Агентство заверяет копии в следующих случаях
- необходимо предоставить контракты, счета-фактуры, учредительные документы, свидетельства о праве собственности и т.д. внешним компаниям и государственным учреждениям.
- Обмен кадровыми документами внутри отдела или филиала.
- В случае необходимости предоставления справок и деклараций сотрудникам в связи с их работой.
Сотрудники (включая бывших сотрудников) компании имеют право запрашивать копии документов, связанных с их работой (например, трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводы, увольнения, сертификаты и удостоверения). Работодатель обязан предоставить их бесплатно в течение трех рабочих дней (статья 62 Трудового кодекса РФ и статья 7 Положения о ведении и защите профессиональных книжек, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Заверенные копии также требуются различным работодателям.
- Налоговые расследования
- пенсионные фонды
- фонды социального страхования
- банков и микрофинансовых организаций, в
- надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Инспекция труда и др.
- Судебные органы.
Кто имеет право удостоверять подлинность документа?
В исключительных случаях копии могут быть заверены. Особые обстоятельства регулируются законом. Например, доверенность на совершение иностранных сделок, наследство, свидетельства о собственности, изменения в учредительных документах организации, но не стоит обращаться к нотариусу каждый раз, когда вы делаете копию или выписку из личного дела.
В большинстве случаев работодатели имеют право проверять их самостоятельно.
Выполнить эту процедуру может только ограниченное количество людей.
- Менеджер (или индивидуальный предприниматель),.
- Главный бухгалтер
- руководитель или менеджер по персоналу; и
- любой другой уполномоченный сотрудник персонала организации.
Только руководитель компании или индивидуальный предприниматель может разрешить копирование важных документов без дополнительных действий. Для других сотрудников требуется дополнительная документация, разрешающая это (должностная инструкция или подтверждение доверенности); генеральный директор должен издать приказ, указывающий, кто и почему отвечает за этот процесс.
Важно: Копия может быть заверена только тем лицом, которое подготовило ее и сравнило с оригиналом. Если они не видели оригинала, они не могут нести ответственность за знак сертификации.
Юридические лица могут заверять только копии файлов и документов. Копии чужих документов могут быть сделаны только с разрешения организации. В этом нет необходимости, если карта требуется для работы в частном секторе или связана с личной практикой действующего сотрудника компании.
Какие правовые акты подлежат регулированию?
Единого законодательства, регулирующего размножение документов, не существует. В большинстве случаев применяется национальный стандарт ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, который вступил в силу 1 июля 2018 года; однако он используется в качестве ориентира. Он также является обязательным, если утвержден во внутренних нормативных документах компании.
При составлении правил заверения копий документов в компании необходимо руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов и следующими правилами.
- Акт действует как закон. ,.
- положения специального законодательства (например, Налогового кодекса Российской Федерации, Гражданского кодекса Российской Федерации, Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации).
Процесс аутентификации компании
При изготовлении копий важных документов необходимо соблюдать установленные законом процедуры заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Обязательная процедура включает в себя.
- Сделайте копию документа (обычно с помощью дублирующего устройства).
- После текста и слова «Подпись» ставится указание «Верно» как в печатном, так и в рукописном виде (на практике также часто используется фраза «Копия верна»).
- Далее укажите данные сотрудника, заверившего копию: имя, должность, собственноручную подпись и дефис.
- Дата.
Копия заверяется печатью компании или индивидуального предпринимателя. Если организация работает под печатью, копия не будет заверена печатью. Для этого необходимо подготовить другие типы уплотнений. Наименование структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или штамп о назначении.
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 расширил требование — должно быть указано местонахождение прототипа.
Если копия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование остается прежним. Если документ выдан сторонней организацией, укажите в поле «Положительно», что оригинал выдан … организацией …
номер … на один год. Она может быть написана от руки или заверена печатью.
Если копия имеет более одной страницы, есть два способа сделать это.
- На каждом из них вы должны отметить «верно» и остальные по необходимости.
- Скрепите листы степлером, пронумеруйте их и введите номера в конце, чтобы заверить их.
Важно: Сертификаты обычно действительны в течение 30 дней. Хотя этот срок не установлен законом, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные документы. В банках этот период часто еще короче — от нескольких дней до двух недель.
Образец.
Посмотрите на пример документа «Копия верна» для записи фотографии на работе.
Можно ли удостоверять подлинность документов вручную?
Закон не запрещает рукописные пометки «True» на репродукциях. Этот метод используется довольно часто. Печати используются не всегда, но более распространены в крупных компаниях, где регулярно требуется заверять большое количество документов, хотя удобнее использовать печати.
Пример ручной проверки копии заказа показан ниже.