В исключительных случаях копии должны быть заверены. Особые обстоятельства регулируются законом. Например, доверенность на совершение зарубежных сделок, наследство, свидетельство о праве собственности, внесение изменений в учредительные документы организации и т.д.
Однако не рекомендуется обращаться к нотариусу всякий раз, когда вы хотите сделать копии или выписки из личных дел. В большинстве случаев работодатель имеет право сам проверить их подлинность.
Этот процесс может осуществляться ограниченным числом людей.
- Менеджер (или индивидуальный предприниматель),.
- Главный бухгалтер
- менеджер или специалист по управлению персоналом; или
- другие уполномоченные должностные лица организационного механизма.
Только представители компании или индивидуальные предприниматели могут заверять копии важных документов без каких-либо дополнительных действий. Для других сотрудников требуется дополнительная документация для предоставления такого разрешения. Подпишите должностную инструкцию или доверенность.
Руководитель компании издает приказ, в котором указывает, кто и зачем должен выполнять эту процедуру.
ВАЖНО: Копия может быть заверена только тем человеком, который написал ее или сравнил с оригиналом. Если вы не видели оригинал, вы не можете нести ответственность за сигнал аутентификации.
Юридические лица могут разрешать только копии файлов и документов. Копии чужих файлов могут быть сделаны только с разрешения организации. В этом нет необходимости, если карта требуется для трудоустройства гражданина или в связи с существующей в компании практикой регистрации сотрудников.
Какими НПА руководствоваться
Не существует единого закона, регулирующего процесс копирования документов. В большинстве случаев они руководствуются национальным стандартом ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, который вступил в силу 1 июля 2018 года. Однако они используются в качестве ориентиров. Обязательно, если утверждено внутренними нормативными документами компании.
При составлении правил внутренней проверки судебной практики, приказов, писем государственных органов и копий документов необходимо руководствоваться следующими положениями.
- Постановление Бюро Верховного Совета СССР от 25 декабря 2004 года.
- ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Система стандартов»,.
- ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Государственный закон»,.
- положения специальных законодательных актов (например, Налогового кодекса Российской Федерации, Гражданского кодекса Российской Федерации, Закона Российской Федерации).
Процедура заверения в организации
При изготовлении копий важных документов необходимо соблюдать установленный законом порядок заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Необходимые шаги включают.
- Сделайте копию документа (обычно с помощью метода копирования).
- Обратите внимание на текст и слово «подпись» или слово «подлинный» после слова «подпись» или слова «рукописный» (на практике также часто используется «подлинная копия»).
- Затем перечисляются данные сотрудника, заверившего копию: имя, должность, подпись Pitheus, копия.
- Указана дата.
- Копия заверяется печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. Если орган работает с официальной печатью, копия не будет заверена официальной печатью. Необходимо подготовить другие типы марок. Именное структурное подразделение (отдел кадров, казначей, секретариат) или назначение печати.
С 1 июля 2018 года детали расширены в ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.
Необходимо указать местоположение прототипа. Если копия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование остается прежним. Если документ выдан внешнему учреждению, то в поле «Положительно» должно быть указано, что оригинал хранится в данном учреждении в течение одного года.
Вы имеете право написать эти данные от руки или поставить печать.
Если копия имеет более одной страницы, есть два способа сделать это.
- «Правильный ответ» и каждый оставшийся пункт должны быть отмечены.
- Скрепите листы степлером, пронумеруйте их и заверьте, написав номер в конце.
ВАЖНО Обычно документ о сертификации действителен в течение 30 дней. Хотя закон не определяет этот срок, государственные органы и банковские учреждения не принимают готовые сертификаты. В банках этот период часто еще короче — от нескольких дней до двух недель.
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Для удостоверения подлинности документов допускаются два вида знаков: печати и почерк. В первом случае должен быть изготовлен специальный штамп с аббревиатурой «Corretto» или «Copia èorrect». Обратите внимание, однако, что ГОСТ не определяет использование оттиска «Copy Correct».
Существует два типа штампов, которые могут быть созданы: «Копия» и «Правильный»; первый указывает на дубликат документа; второй — в целях безопасности; третий — для обеспечения того, чтобы документ не был продублирован.
Ниже приведены принципы использования отпечатков пальцев для удостоверения подлинности копий документов в соответствии с новыми правилами.
- Штамп ставится в конце текста под всеми подписями.
- Обычно свободное место размещается в правом нижнем углу и
- Дублирование текста запрещено.
- Его можно использовать по согласованию с органом, в который направляется документ (не все официальные органы разрешают это делать).
Можно ли заверить документ надписью от руки
Не существует законодательного запрета на размещение рукописных пометок, содержащих слово «правильно», на фотокопиях. Этот метод используется довольно часто. Хотя штампы используются не всегда (чаще всего это делают крупные компании, которым приходится ежедневно заверять большие объемы документов), пользоваться штампами удобнее.
Сегодня: мнение Минфина
Режим самоизоляции вернул этот вопрос на повестку дня, поскольку обмен отсканированными изображениями имеет юридическую ценность: два месяца назад Казначейство задалось вопросом, что произойдет с основными рынками капитала, если все будут сидеть дома. Чиновники рассмотрели и издали письмо Казначейства от 22 апреля 2020 года 03-01-10/32570. Пункт 13 данного письма касается использования сканированных копий.
Если преамбула будет удалена и сохранится только содержание, Казначейство рассмотрит возможность принятия отсканированных копий для целей бухгалтерского учета, которые не противоречат закону. Действительно, только в исключительных случаях. В письме не уточняется, что такое исключительные случаи.
Более того, письмо Казначейства является фиктивным и не имеет юридической силы. Однако пандемия, которую даже Верховный суд признает форс-мажорным обстоятельством, — это просто исключительный случай.
Как заверить электронный документ
В зависимости от получателя и закона, электронные документы должны быть заверены: существует несколько видов электронных подписей, как определено в Федеральном законе от 25 июля 2012 года. 63-ФЗ (простой, неспециализированный продвинутый и продвинутый продвинутый), которые требуются в различных ситуациях. Они производятся специализированными компаниями.
Как правило, копирование и печать цифровых документов включает в себя несколько элементов.
Зачем нужно заверять копии
Копии и копии, заверенные по всем правилам, имеют такую же юридическую силу, как и оригиналы (ГОСТ Р 7. 0. 8-2013, пункты 23, 3. 1). В процессе работы организации необходимо заверять копии для различных целей.
- Передавать учредительные акты, приказы, контракты, счета-фактуры и т.д. частные компании, организации и государственные органы (ПФР, ФСС, ФНС, трудовой надзор, Роспотребнадзор и др.
- Для подготовки доказательств в суде, для
- Выдавать трудовые книжки работникам по их требованию (в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ).
- Обмен документами между отделами или филиалами организации.