Правила документирования для услуги «Выставление счетов»:.
- Первичные документы — это такие документы, как накладные, коносаменты, коммерческие счета-фактуры и декларации.
- Первичные ваучеры создаются на основе счетов-фактур. Некоторая информация, такая как должность администратора, имена, печати и подписи администратора и бухгалтера, берется из карточки контрагента.
- При создании первичного документа большинство полей заполняется автоматически. Их следует проверить и при необходимости отредактировать.
- При регистрации первичного ваучера можно указать количество необходимых товаров или услуг.
Позиции с количеством «0» (ноль) не будут печататься на первичном документе. Используется для исключения типов товаров из документа.
Отгрузочные документы — это документы, подтверждающие отгрузку товаров в рамках коммерческой сделки, например, извещение об отгрузке ТОРГ-12.
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные элементы
- Название документа, имя
- Дата составления документа; и
- Наименование экономического субъекта (организации или индивидуального предпринимателя), создавшего документ
- содержание фактов экономической жизни; и
- значение физического и/или денежного измерения события хозяйственной жизни с указанием единицы измерения по классификатору ОКЕИ
- должность лица, совершившего сделку или действие и ответственного за его совершение, или должность лица, ответственного за совершение произошедшего события; и
- подпись лица, указанного в пункте 6 статьи 2 Федерального закона «О бухгалтерском учете», см. 2 п. 6 Федерального закона «О фамилиях и инициалах», или иная информация, необходимая для идентификации этих лиц.
Правильность оформления первичных учетных документов заключается в определении всех существенных элементов документа и записи информации, которая полностью раскрывает характер и особенности проведенных финансовых операций.
Руководитель организации и главный бухгалтер имеют право подписывать основные бухгалтерские документы. Они могут утвердить список лиц, которые также уполномочены подписывать ключевые бухгалтерские документы.
Как устроен процесс отгрузки товара со склада
Прежде всего, важно отметить, что все задачи, выполняемые в рамках данного бизнес-процесса, осуществляются на основании ранее заключенного договора между заведующим складом и депозитарием (владельцем или собственником груза). Этот документ должен содержать условия и даты отгрузки товара, в случае запроса депозитария.
Участники процесса
Клиент, его официальный представитель или перевозчик имеют право получить товар со склада по запросу. Если товары поставляются дилеру или перевозчику, представитель или перевозчик должен представить
- разрешение на получение товара, оформленное в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации; и
- документ, подтверждающий его личность.
Если клиент передает право на использование собственной печати складу на основании доверенности, документ не требуется.
Формирование отгрузочных документов
Отгрузочный документ — это документ, подтверждающий факт доставки товара со склада на склад, в соответствии с заявкой; заведующий складом составляет переписное свидетельство, включающее наименование и количество отгрузочных расходов, время выдачи и другую информацию; и другую информацию. После подписания клиентом или представителем миссия считается доставленной поставщику в соответствии с согласованными людьми.
Сертификат о доставке основывается на заказе, представленном клиентом. Если в договоре есть соответствующие положения, сами положения могут быть ассимилированы АСТ.
Сроки отгрузки товаров
Важным аспектом этого бизнес-процесса является планирование миссии на складе. Только при правильном планировании миссии могут быть выполнены вовремя. Отправления могут подразделяться на две категории
Для обеспечения высокого качества и соблюдения сроков хранения необходимо грамотно организовать процесс как для плановых, так и для срочных заданий. В последнем случае затраты клиентов, как правило, увеличиваются.
Оптимизация процесса отгрузки
Процессы оптимизации направлены на снижение затрат на складские операции и повышение скорости обработки. В результате руководитель склада улучшает условия доставки и снижает стоимость обслуживания.
Следующий шаг в процессе оптимизации дает ощутимые результаты.
- Внедрение и оптимизация систем подачи и обработки запросов.
- Совершенствование систем бухгалтерского учета и реструктуризация.
- Ускорение сбора заказов.
Оптимизация — это непредсказуемый и индивидуальный процесс. Это требует знания узких мест, текущих графиков и показателей качества на каждом этапе. После измерения этих параметров можно приступать к последовательной оптимизации процесса и контролю результатов.
Оптимизация системы приема и обработки заявок
Более быстрого приема и обработки заявок можно добиться с помощью специальных автоматизированных систем. Это позволяет
- кладовщики могут вводить информацию, необходимую для выпуска грузов, в электронном виде за 3-5 минут; и
- Склад или транспортная компания должны немедленно обработать полученный запрос, поставить заказ в очередь на обработку и выполнить приемку в течение определенного времени.
Например, «партнерская» компания предоставляет каждому клиенту доступ в личный кабинет. Клиенты могут создавать запросы на получение, отправку и хранение товаров в течение нескольких минут; просматривать заказы, отправленные за один год, и отслеживать товары, отправленные в прошлом.
Оптимизация системы учета и реструктуризация
Гибкие условия труда, ускоряющие работу, могут быть достигнуты только благодаря использованию специальной автоматизированной системы учета товаров. На складах класса А используется система управления складом. Разработанные для выполнения стандартных задач, они не так гибки, как такие системы, как 1C или EKAM.
Использование такой системы повышает гибкость работы, поскольку названия и количество элементов в системе могут быстро меняться.
Помимо эффективного применения бухгалтерского программного обеспечения, внедрение реструктуризации позволяет уменьшить количество пустующего пространства, занимаемого товаром, обеспечивая при этом легкий доступ к каждому элементу. Это не только ускоряет процесс, но и снижает стоимость каждого изделия для клиента.