Отгрузочные документы

Правила документирования для услуги «Выставление счетов»:.

  • Первичные документы — это такие документы, как накладные, коносаменты, коммерческие счета-фактуры и декларации.
  • Первичные ваучеры создаются на основе счетов-фактур. Некоторая информация, такая как должность администратора, имена, печати и подписи администратора и бухгалтера, берется из карточки контрагента.
  • При создании первичного документа большинство полей заполняется автоматически. Их следует проверить и при необходимости отредактировать.
  • При регистрации первичного ваучера можно указать количество необходимых товаров или услуг.

Позиции с количеством «0» (ноль) не будут печататься на первичном документе. Используется для исключения типов товаров из документа.

Отгрузочные документы — это документы, подтверждающие отгрузку товаров в рамках коммерческой сделки, например, извещение об отгрузке ТОРГ-12.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные элементы

  • Название документа, имя
  • Дата составления документа; и
  • Наименование экономического субъекта (организации или индивидуального предпринимателя), создавшего документ
  • содержание фактов экономической жизни; и
  • значение физического и/или денежного измерения события хозяйственной жизни с указанием единицы измерения по классификатору ОКЕИ
  • должность лица, совершившего сделку или действие и ответственного за его совершение, или должность лица, ответственного за совершение произошедшего события; и
  • подпись лица, указанного в пункте 6 статьи 2 Федерального закона «О бухгалтерском учете», см. 2 п. 6 Федерального закона «О фамилиях и инициалах», или иная информация, необходимая для идентификации этих лиц.

Правильность оформления первичных учетных документов заключается в определении всех существенных элементов документа и записи информации, которая полностью раскрывает характер и особенности проведенных финансовых операций.

Руководитель организации и главный бухгалтер имеют право подписывать основные бухгалтерские документы. Они могут утвердить список лиц, которые также уполномочены подписывать ключевые бухгалтерские документы.

Советуем прочитать:  Оспоримые сделки примеры

Как устроен процесс отгрузки товара со склада

Прежде всего, важно отметить, что все задачи, выполняемые в рамках данного бизнес-процесса, осуществляются на основании ранее заключенного договора между заведующим складом и депозитарием (владельцем или собственником груза). Этот документ должен содержать условия и даты отгрузки товара, в случае запроса депозитария.

Участники процесса

Клиент, его официальный представитель или перевозчик имеют право получить товар со склада по запросу. Если товары поставляются дилеру или перевозчику, представитель или перевозчик должен представить

  • разрешение на получение товара, оформленное в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации; и
  • документ, подтверждающий его личность.

Если клиент передает право на использование собственной печати складу на основании доверенности, документ не требуется.

Формирование отгрузочных документов

Отгрузочный документ — это документ, подтверждающий факт доставки товара со склада на склад, в соответствии с заявкой; заведующий складом составляет переписное свидетельство, включающее наименование и количество отгрузочных расходов, время выдачи и другую информацию; и другую информацию. После подписания клиентом или представителем миссия считается доставленной поставщику в соответствии с согласованными людьми.

Сертификат о доставке основывается на заказе, представленном клиентом. Если в договоре есть соответствующие положения, сами положения могут быть ассимилированы АСТ.

Сроки отгрузки товаров

Важным аспектом этого бизнес-процесса является планирование миссии на складе. Только при правильном планировании миссии могут быть выполнены вовремя. Отправления могут подразделяться на две категории

  • Плановые — заявки на выпуск запасов подаются за день до запланированного выпуска миссии.
  • Срочно — владелец должен выдать товар в течение нескольких часов после запроса.
  • Для обеспечения высокого качества и соблюдения сроков хранения необходимо грамотно организовать процесс как для плановых, так и для срочных заданий. В последнем случае затраты клиентов, как правило, увеличиваются.

    Советуем прочитать:  Затопили квартиру

    Оптимизация процесса отгрузки

    Процессы оптимизации направлены на снижение затрат на складские операции и повышение скорости обработки. В результате руководитель склада улучшает условия доставки и снижает стоимость обслуживания.

    Следующий шаг в процессе оптимизации дает ощутимые результаты.

    • Внедрение и оптимизация систем подачи и обработки запросов.
    • Совершенствование систем бухгалтерского учета и реструктуризация.
    • Ускорение сбора заказов.

    Оптимизация — это непредсказуемый и индивидуальный процесс. Это требует знания узких мест, текущих графиков и показателей качества на каждом этапе. После измерения этих параметров можно приступать к последовательной оптимизации процесса и контролю результатов.

    Оптимизация системы приема и обработки заявок

    Более быстрого приема и обработки заявок можно добиться с помощью специальных автоматизированных систем. Это позволяет

    • кладовщики могут вводить информацию, необходимую для выпуска грузов, в электронном виде за 3-5 минут; и
    • Склад или транспортная компания должны немедленно обработать полученный запрос, поставить заказ в очередь на обработку и выполнить приемку в течение определенного времени.

    Например, «партнерская» компания предоставляет каждому клиенту доступ в личный кабинет. Клиенты могут создавать запросы на получение, отправку и хранение товаров в течение нескольких минут; просматривать заказы, отправленные за один год, и отслеживать товары, отправленные в прошлом.

    Оптимизация системы учета и реструктуризация

    Гибкие условия труда, ускоряющие работу, могут быть достигнуты только благодаря использованию специальной автоматизированной системы учета товаров. На складах класса А используется система управления складом. Разработанные для выполнения стандартных задач, они не так гибки, как такие системы, как 1C или EKAM.

    Использование такой системы повышает гибкость работы, поскольку названия и количество элементов в системе могут быстро меняться.

    Помимо эффективного применения бухгалтерского программного обеспечения, внедрение реструктуризации позволяет уменьшить количество пустующего пространства, занимаемого товаром, обеспечивая при этом легкий доступ к каждому элементу. Это не только ускоряет процесс, но и снижает стоимость каждого изделия для клиента.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    Adblock
    detector