Сроки хранения бухгалтерских документов 2025

Не существует единого документа, содержащего всю информацию о том, как и в каком объеме следует хранить документы. Поэтому вы должны руководствоваться рядом различных действий, которые могут противоречить друг другу.

О том, что организация должна вести основные документы, гласит статья 29 Закона «О бухгалтерском учете» от 6011 602/2011.

Требования к хранению бухгалтерских документов изложены в требованиях раздела «Движение к бухгалтерскому учету» «Положения о документах и движении документов».

В частности, в нем говорится, что

1. Ключевые документы и бухгалтерский реестр должны быть переданы в архив.
2. До передачи в архив они должны храниться в бухгалтерии специального учреждения.
3. Документы должны соответствовать хронологическому порядку.

Обязанность ведения бухгалтерского и налогового учета также предусмотрена Налоговым кодексом РФ (подпункт 8 п. 1 ст. 23).

Перечень учетных и справочных документов должен храниться в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, срок хранения 25. 08. 2010¹558 Министерства культуры РФ, в этом же перечне определены сроки хранения каждого вида документов.

Правила организации государственной архивной службы ссылаются на Федеральный закон от 22 октября 2004 года 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Где хранить документы

Согласно Закону об архивах, негосударственные организации имеют право создавать свои собственные записи. Однако у них нет такого обязательства. Компании обязаны обеспечить сохранность документов и предоставлять их по требованию проверяющих органов.

1C-WiseAdvice использует запатентованную и запатентованную технологию «обработки» первичных документов. Бумажная копия «первичного документа» немедленно сканируется. Бухгалтер работает только с электронной копией документа и всегда видит операции, произведенные над документом.

Несомненным преимуществом является способность быстро подготовить ответы на вопросы налоговой проверки. По запросу клиенты могут получить базу данных электронных документов.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухгалтерском учете предусматривает, что бухгалтерские документы должны храниться не менее пяти лет (статья 29, пункт 1 Закона 402-ФЗ). Налоговый кодекс предусматривает срок в четыре года для документов, используемых в качестве основания для ведения бухгалтерского налогового учета и исчисления налогов (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса) и шесть лет для расчетов по страховым взносам (подпункт 6). (Статья 23 Налогового кодекса, пункты 3.

4). Здесь есть несоответствие. Счета-фактуры относятся как к бухгалтерскому, так и к налоговому учету.

В таких случаях безопаснее руководствоваться долгосрочной перспективой.

Перечень типовых документов Министерства культуры предусматривает более длительные сроки хранения некоторых документов, вплоть до постоянного хранения.

Например, должны вестись постоянные записи

• Годовая отчетность с приложениями (включая консолидированную и МСФО);
• акты передачи, разделительные и ликвидационные балансы, балансы
• свидетельства о постановке на налоговый учет; и
• Книги учета доходов и расходов (КУДиР) — для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенный режим налогообложения. Здесь условия перечня типовых документов противоречат Налоговому кодексу: КУДР является документом налогового учета и в соответствии с Кодексом должен храниться не постоянно, а в течение четырех лет. В этих случаях безопаснее не уничтожать документы в течение как минимум 10 лет. Это связано с тем, что «постоянный» период не может быть менее 10 лет для организации, которая не является приобретателем документов государственных или местных органов власти.
• Договоры аренды корпоративной собственности и сопутствующая документация
• Документы, касающиеся переоценки основных средств, определения амортизации основных средств и оценки стоимости активов организации.
• Акты о передаче прав на недвижимое имущество с баланса на баланс, и
• акты дарения, и
• документы, связанные с операциями с ценными бумагами; и
• переписка, связанная с разделом общего имущества юридического лица; и
• сертификаты сделок.

Для личных документов и документов о доходах необходимо соблюдать 75-летний срок. Примеры

• трудовые договоры, например
• регистры доходов населения
• поступления дивидендов; и
• Личные счета и карточки сотрудников. При отсутствии личной карточки срок хранения других документов увеличивается до 75 лет. Документы, связанные с приемкой выполненных работ по договорам подряда и трудовым договорам, расчет страховых взносов, карточки по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физических лиц, получение заработной платы и иных выплат.

Если кадровые документы были созданы после 2003 года, они должны храниться 50 лет вместо 75 лет (Закон № 22.1/2004, статья 125-ФЗ, 22.10.2004).

Документы хранятся в течение 10 лет. Например

• Для продажи движимого имущества.
• Договоры залога имущества организации и сопутствующие документы.
• Бизнес-отчеты по валютным счетам за рубежом.

Срок хранения документов, подтверждающих утрату, определяется особым образом. Для целей «доходы минус расходы» организации, применяющие общий и упрощенный режимы налогообложения, могут переносить убытки на будущее в течение 10 лет и использовать их для уменьшения налоговой базы. Организация должна хранить документы, подтверждающие убыток, до тех пор, пока они не будут использованы полностью (статьи 283, пункт 4 и 346.18, пункт 7 Налогового кодекса).

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

Постановлением № 558 Департамента культуры установлено, что отсчет должен начинаться с 1 января года, следующего за годом, в котором завершена регистрация. Например.

• В случае с учетной политикой это год, который в последний раз использовался для составления отчетности.
• Для контрактов это год истечения срока действия контракта.
• Для первичных документов — это год утверждения документа для целей бухгалтерского учета.
• В случае документов налогового учета — это год, когда эти документы в последний раз использовались для налоговых расчетов.

Поэтому, если у организации есть безнадежные долги, она должна хранить документы, подтверждающие эти долги, еще в течение четырех лет после списания долгов (это следует из § 23(1)(viii) и § 252(1) Кодекса). (Код налогового кодекса).

В случае с первичными документами, отражающими формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, отсчет срока начинается с момента, когда данное имущество полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19. 01. 18 № 03-03-06/1/2598).

Закон не устанавливает отдельного срока хранения электронных документов. Поэтому для них действуют те же сроки, что и для бумажных документов.