Документооборот в организации

Существует стандартизированный и ограниченный набор процессов документооборота, которые могут быть представлены в организации. В зависимости от типа компании, ее структуры и количества ключевых бизнес-процессов, процессы управления документами могут быть представлены не полностью. Процессы управления документами в организации можно разделить на несколько больших групп.

Как правило, разные службы отвечают за разные типы процессов. Это важно понимать при построении системы логистики документов компании, поскольку реальные клиенты и пользователи этого проекта будут разными. Требования к знаниям экспертов, выстраивающих эти процессы, также различаются.

Каждый процесс имеет достаточно фиксированный путь, определяемый процессами управления в организации, и зависит от вида, структуры и содержания документов, степени регламентации функций и распределения ответственности между менеджерами и структурными подразделениями. Методы управления документами, приемлемые для организации. Процедуры, относящиеся к внешней коммуникации (получение документов от организации и передача их другим организациям):.

Редактирование информации о входящем вызове. Входящий документооборот состоит из следующего. Эти документы включают инструкции, положения и методические операции, которые являются основой для исполнителя в организационной, административной, производственной, технической и другой деятельности.

К таким документам относятся уставы, законы, постановления, приказы, инструкции, команды, письма, директивы, решения, методические указания и рекомендации. — Организационные документы, которые являются основанием для отправки документов и различных видов запросов — эти документы содержат информацию о выполнении командных действий, запросы о ходе работ, отчеты информации о деятельности. Для каждого типа документа этот поток состоит из отчетов, служебных записок, писем и действий.

— Документы организаций, обменивающихся информацией о решении вопросов, требующих совместных действий — направляются для координации совместных действий, консультаций и информации. Документы можно разделить на следующие виды: письма (например, информация, реклама, заявления), договоры и документы, сопровождающие исполнение договоров (например, действия, счета, заявления). — Жалобы, предложения и заявления граждан и организаций.

При перемещении входящего документа выполняются следующие функции. -Прием.

— Предварительное рассмотрение и распределение (программа планирования) — Рассмотрение документов руководством — Исполнение решений — Отправка в дело.

Редактирование исходящей информации. Исходящий документооборот состоит из документов, созданных в организации и отправленных за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на письменные или устные запросы или как профилактические документы, требующие или не требующие ответа.

Поток исходящих документов можно увидеть в группах руководителей (если в организации есть вторичная организация) и информационных документов — писем, отчетов, служебных записок, докладов и т.д.

В процессе обработки входящих документов выполняются следующие функции. -Создание планов документо в-Согласование планов документо в-Утверждение планов документо в-Регистрация документо в-Отправка получателя м-Отправка в файлы.

Процедурные внутренние документы, относящиеся к деятельности организации и управлению Поток. Управленческая деятельность организации определяется ее организационно-распорядительными документами, которые можно разделить на три основные группы: — документы организации (напр. Директивы, инструкции, решения и т.д.) — — Справочно-информационные документы (протоколы, законы, отчеты, информация, доклады и т.д.).

Организационные документы Организационные документы составляют правовую основу организации и включают правила, положения, статус организации, ее структуру, функции организации в целом и ее структурных подразделений и работников, положения, определяющие права и обязанности сотрудников.

Оборот внутренних организационных документов обычно включает в себя следующие функции — создание проектов документов — — согласование проектов документов — — регистрация документов — — передача в архив.

Организационные документы готовятся руководством организации или учреждения при участии юридического отдела и экспертов, знакомых с деятельностью организации. В процессе подготовки организационного документа он должен пройти процесс согласования (авторизации) со всеми заинтересованными отделами и лицами, а также с юридическим отделом (юристами). Организационные документы могут быть утверждены непосредственно руководителем, руководящим документом руководителя (приказом или директивой) или коллективом.

Дата утверждения — это дата организационного документа. Организационные документы обычно действительны до их отмены или утверждения нового документа. Процедура их изменения или пересмотра зависит от типа организационного документа.

Исполнительные документы. Исполнительные документы выступают в качестве операционных правил для деятельности. В этих документах фиксируются решения по административным и организационным вопросам деятельности организации.

Распорядительные документы содержат решения системы управления сверху вниз — от управляющей организации до объектов управления, от руководителя организации до структурных подразделений и сотрудников. С помощью распорядительных документов решаются проблемы, возникающие в сфере управления — их адресатами являются конкретные организации, структурные подразделения, служащие или работники — это юридические события, порождающие конкретные административно-правовые отношения. Процесс обработки внутренних административных документов включает в себя следующие действия — подготовка проекта документа — — согласование проекта документа (в том числе третьими лицами) — — утверждение проекта документа — — регистрация документа — — рассмотрение документа администрацией — — исполнение решения — — передача в архив.

Справочные документы Справочные документы — это отчеты, докладные записки, объяснительные записки, предложения, протоколы, акты, справки и т.д. Справочные документы информируют об информации, которая служит основанием для принятия определенного решения. Другими словами, он инициирует принятие административного решения.

Они не содержат команд и не требуют их выполнения. Особенностью ссылочных документов является то, что они перемещаются от основания к вершине системы управления. Например, от сотрудника к руководителю отдела, от руководителя отдела к руководителю организации.

В процессе перемещения внутренних справочных документов выполняются следующие функции Архивирование.

Организация документооборота на предприятии (на примере ООО)

Возьмем в качестве примера создание системы управления документами наиболее распространенной организационно-правовой формы компании — общества с ограниченной ответственностью. Этот процесс можно разделить на следующие этапы

• Создание схемы документооборота, и
• Определение этих систем в нормативных документах (инструкциях, правилах), и
• фактическое применение.

Современные бизнес-структуры, независимо от их размера, характеризуются разнообразием типов документов, маршрутов их движения и быстрым накоплением информации и массивов документов. Традиционные («бумажные») методы обработки этих материалов становятся практически бесполезными. Системы электронного документооборота (СЭД/ECM-системы) становятся важнейшим инструментом повышения операционной эффективности, а внедрение информационных технологий — распространенным направлением реорганизации бизнес-процессов.

Принимая решение об использовании специальных продуктов, следует взвешенно подходить к их выбору. Уже не принято рассматривать бюрократию изолированно, как явление, необходимое только офисным работникам. Для качественного обеспечения основной деятельности из документации, ее следует включить в общий обзор управленческого учета.

Это возможно только в том случае, если для автоматизации используется ECM-решение, интегрированное в ИТ-инфраструктуру компании.

Современные решения, такие как Delo и EOS by EOS, отличаются тем, что поддерживают не только традиционные административные процессы, но и другие бизнес-процессы. Их архитектура основана на принципе масштабирования на соседние области. Они также включают дополнительную функциональность, необходимую для современного администрирования.

• Они имеют различные интерфейсы для работы, включая мобильные устройства.
• Они содержат модули для создания подробных отчетов.
• Они поддерживают различные методы сбора данных (записи в базе данных) и форматы, а также
• могут быть адаптированы к конкретным деталям бизнеса без планирования.
• Его можно легко интегрировать с другими ИТ-решениями (например, программами автоматизации бухгалтерского учета, CRM, BPM, HR).

Организация документооборота в бухгалтерском учете

Бухгалтерские документообороты являются важнейшей частью документооборота компании или учреждения. Как правило, она регулируется специально утвержденными графиками, регламентирующими всю документационную работу (от создания очень простых счетов-фактур до сдачи годовых отчетов), соблюдение которых обязательно для всех участников.

Наиболее важными бухгалтерскими документами являются первичные документы (те, которые подтверждают факты операции и составляются во время или сразу после операции). К ним относятся контракты, акты, счета-фактуры, накладные, реестры, квитанции и платежи, платежные ведомости, рабочие листы и приказы. Многие из них предполагают сложные процессы утверждения.

Поэтому рекомендуется организовывать их с помощью СЭД/ECM, которая работает с вашей бухгалтерской программой. Документы поступают в СЭД на рассмотрение, проходят маршрутизацию и возвращаются в полностью утвержденном формате. Это значительно упрощает сам процесс и экономит время на утверждение и внесение документов в базу данных.

Для этого компания EOS разработала специальную опцию ‘DELO-1C Integration’. Она предназначена для обеспечения взаимодействия между СЭД «ДЕЛО» и популярной в России программой 1С; у ЭОС есть и другие решения для упрощения согласования документов, которые интегрированы в специализированные бухгалтерские и ERP-системы.

Организация документооборота в банке

Бизнес-процессы управления документами в банках существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих предприятиях. В нем указаны конкретные требования к системе автоматизации управления документами банка. Список основных характеристик и требований, которые банки предъявляют к системам СЭД/ECM, включает в себя

• возможность использования ЭП (электронных подписей) и шифрования, а также
• Масштабируемость,.
• высокая производительность, а
• высокий уровень безопасности; и
• способность интегрироваться с различными ИТ-продуктами; и
• соблюдение банковских и других нормативных актов в этой области и т.д.

Из-за этих требований выбор продукта «из коробки» не кажется простым. С другой стороны, многие банки уже давно и успешно используют решения EOS для банков.

Выбор способа управления электронной почтой и другими документами является важным событием. Это может быть ключевым элементом управления и операционной эффективности, а может быть решением с непредвиденными последствиями и финансовыми потерями.

Лучший способ избежать ошибок — обратиться за советом к специалисту на этапе выбора, а не после приобретения программного продукта. Пожалуйста, оставьте свой запрос в форме здесь, и наши специалисты с удовольствием ответят на ваши вопросы.

Ольга Сафко

Руководитель группы телемаркетинга

Запросите демонстрацию системы. Мы свяжемся с вами, проконсультируем вас и подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Продвижение

Модернизация до отечественного МФЦ АИС

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при переходе с других решений для автоматизации МФЦ.

Продвижение

‘Амнистия для технической поддержки’

Акция для клиентов, срок действия технической поддержки которых истекает до 1 января 2015 года.

Бухгалтерский документ и правила его составления

Само слово «документ» происходит от латинского «docēre» (доказывать). Поэтому его основная цель — доказать конкретный факт. В случае с бухгалтерским учетом это относится к различным событиям в деловой жизни компании.

Процедуры, составляющие ведение бизнеса, очень разные, и каждой соответствует свой собственный документ. Кроме того, закон разрешает организациям создавать собственные формы, исходя из своих потребностей (ст. 9 п. 4. Закона № 402-ФЗ от 12 июня 2011 года «О бухгалтерском учете»).

Строго регламентируются только документы, используемые финансовыми учреждениями, а также некоторые «специальные» группы документов, такие как банковские и кассовые документы.

Однако в данном случае свобода выбора формата не означает полного отсутствия порядка движения ваучеров в бухгалтерском процессе. Существует перечень основных элементов, которые должны быть включены в каждый бухгалтерский ваучер. Точнее, таких списков два: первый относится к требованиям первичного документа, а второй — к сводному документу.

Поскольку эти списки во многих местах дублируют друг друга (статья 9 на стр. 2 и статья 10 на стр. 4 Закона № 402-ФЗ), мы представляем их в виде таблицы.

Реквизиты и типы документов

Главная

Консолидация

Отчеты можно рассматривать как особую категорию консолидированного регистра. Формат этих документов всегда определяется законом, а информация представляется для внешних пользователей.

Классификация бухгалтерских документов

Конечно, группировка форм бухгалтерского учета не ограничивается вышеупомянутым делением на первичные и сводные. Их классификация различается так же, как и бизнес-процессы.

1. в зависимости от назначения, документы могут быть

А. Образовательная. Они отражают управленческие решения по выполнению действий (например, приказов).

B. Вспомогательные документы. Они заполняются по фактам хозяйственной деятельности и составляют основу бухгалтерских операций (например, отгрузочные ведомости).

. Бухгалтерские документы. Этот вид документа носит вспомогательный характер и необходим для облегчения записи операций на счетах. К ним относятся различные сводки, расчеты и сертификаты.

G. Составные документы объединяют функции различных типов.

2. в порядке заполнения документами являются

A. Разовые документы. Они отражают операции, которые были проведены в течение короткого периода времени. То есть, отгрузки, снятие наличных и т.д.

B. Кумулятивный. В этом случае данные заполняются непрерывно в течение длительного периода времени.

Эти формы (например, лимитные карты или чековые карты) обычно используются для учета однообразных повторяющихся операций. Кумулятивные записи следует отличать от суммарных записей, описанных выше. Дело в том, что кумулятивные записи заполняются не последовательно, а одновременно на основе другой, ранее созданной «первичной записи».

3. в зависимости от характера коммерческой сделки, документация может отражать

• оборачиваемость товарных запасов
• договоренности с контрагентами, персонал, бюджеты и т.д.
• Движение капитала.

4. в зависимости от того, где заполняется документ, он может

a. внутренние органы, которые не выходят из тела. К ним относятся, например, все расчетные документы по персоналу или внутренние передаточные накладные.

B. Внешние документы создаются другой стороной или предназначены для отправки другой стороне из другой организации (например, транспортные накладные, акты, счета-фактуры).

5. в зависимости от способа заполнения.

В прошлом, когда информационные технологии только начинали распространяться, было принято разделять документы на рукописные и автоматические, то есть с помощью бухгалтерских программ.

Однако сегодня о рукописном бухгалтерском учете почти не слышно, и почти все формы составляются с помощью специализированного программного обеспечения. Более уместна другая классификация документов.

А. Диссертации. В этом случае «первичный документ», созданный бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью и (при необходимости) печатью ответственного лица.

Б. Электроника. Журналы этой категории не печатаются на бумаге, а рассылаются адресатам внутри страны и за ее пределами через коммуникационную сеть. Подпись также используется для проверки подлинности. В данном случае, однако, это пакет информации, закодированный определенным образом.

Правила хранения документации

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов составляет пять лет (статья 29 Закона № 402-ФЗ). Конкретный срок для каждой категории документов указан в статье 4.1 перечня, утвержденного приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25. 08. 2010 г.

Пример.

Информация о личных доходах должна храниться в течение пяти лет или 75 лет, если нет лицевых счетов или платежных ведомостей. Реестры информации о личных доходах также должны храниться в течение 75 лет, а годовые финансовые отчеты — постоянно. Требования к помещениям для хранения документов изложены в разделе 4.2 Основных положений, утвержденных решением Правления Росархива от 2 июня 2002 года.

В частности, помещения для хранения документов должны быть огне- и водонепроницаемыми и оборудованы аварийными выходами.

Если организация производит «первичные документы» в электронном виде, то нет причин хранить их на бумаге. Сроки здесь такие же, как и для «обычных» документов.

Однако если аудитор запрашивает бумажную копию документа, компания должна распечатать ее и заверить в установленном порядке.

Как исправлять ошибки

Не существует более «продвинутой» системы бухгалтерского документооборота, которая гарантировала бы защиту от ошибок.

Общий порядок исправления ошибок в документах установлен в пункте 7 статьи 9 закона 402-ФЗ. в законе говорится лишь о том, что исправления должны быть датированы и заверены подписью лица, ответственного за составление документа.

Конкретные правила изложены в разделе 4 Положения № 105 от 29. 07. 1983 года, которое действует, если не противоречит Закону № 402-ФЗ и другим «актуальным» положениям по бухгалтерскому учету. Неправильная информация должна быть удалена (чтобы ее можно было прочитать на одной строке), а правильные данные перезаписаны.

В некоторых случаях компании просто заменяют неправильный документ новым с исправленными данными. Формально они имеют на это право. Поскольку в настоящее время не существует федеральных стандартов в этой области, организации могут применять собственные правила в рамках бухгалтерского документооборота.

Правда, Минфин в своем последнем разъяснении обращает внимание на то, что такие обмены в целом не предусмотрены законодательством (письмо Минфина № 03-03-10/69280 от 23 октября 2017 года).

Однако некоторые документы в принципе не подлежат исправлению и должны быть заменены. Во-первых, это все формы, относящиеся к кассовым и банковским операциям (ст. 16 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Кроме того, неправильно заполненные счета-фактуры должны быть заменены новым документом (п. 7 № 1137 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г.). В этом случае информация о поправке должна быть внесена в строку 1a нового документа.

Как правило, электронные документы изменяются таким же образом. Новая копия электронного «оригинального» документа заменяет старый документ, а информация о внесенных исправлениях сохраняется в базе данных.

Однако если документ с неверной информацией уже находится в офисе инспектора, то менять что-либо уже поздно. В таком случае остается только надеяться, что бухгалтерская неточность не столь серьезна. Кроме того, если занижение размера обязательного сбора вследствие счетной ошибки превысит 10%, виновное лицо может быть привлечено к ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.

Кстати, штраф по этой статье составляет 20 000 рублей, а срок исключения — два года.

В любом случае, самой компании грозят налоговые санкции в виде штрафа, а также пени в размере 20% от суммы просроченной задолженности.

Что делать в форс-мажорных ситуациях

Обнаруженная ошибка — не самое страшное; потеря одного документа еще печальнее. Это еще более трагично, когда страдает значительное количество документов. Причины могут быть разными. Халатность сотрудников, незаконные действия, стихийные бедствия и т.д.

Первый шаг — создание специализированной комиссии для оценки ущерба. Если причиной является пожар или кража, необходимо получить сертификат от властей.

Все документы, срок хранения которых не истек, должны быть восстановлены. В первую очередь, однако, постарайтесь как можно скорее решить вопросы за последние три года, которые могут стать «мишенью» для налоговой проверки. Если информационная база не скомпрометирована, восстановить документы очень просто.

Сложнее, если требуются «первичные документы», полученные от контрагента, или печати третьих лиц. В этом случае вам необходимо запросить заверенные копии или ксерокопии у всех контрагентов.

ВАЖНО!

Храните все сопроводительные документы, связанные с восстановлением утраченных первичных документов, — от актов проверки до переписки с контрагентом. Это может быть полезно, если налоговые органы захотят оспорить подлинность восстановленных документов.

В случае значительной потери для восстановления бухгалтерской документации и документооборота может потребоваться помощь профессионального консультанта.

Как оценить состояние документооборота в вашей компании

Каждый руководитель хочет верить, что все документы в компании в порядке. Но существует ли он? Чеки — это просто. Попросите своего ведущего бухгалтера составить «первичный учет» по различным контрагентам, желательно тем, к которым могут возникнуть вопросы у налоговых органов.

Они, конечно, скажут вам, что вся документация имеется. Не рекомендуется верить на слово. Рекомендуется уточнять информацию непосредственно у них.

Это правда, что бухгалтеры часто выполняют рутинную работу в последнюю минуту. И пока бизнес идет гладко, они не играют особой роли. Однако отсутствие «первичных документов» может привести к серьезным проблемам, если инспектор внезапно нагрянет в вашу компанию.

При ведении учета клиентов электронные копии всех документов хранятся в информационной базе данных. Таким образом, все данные немедленно предоставляются по запросу налоговых органов. Однако участие в контроле на этом не заканчивается.

Вы берете на себя всю ответственность за общение с аудиторами, включая принятие юридических мер в случае необходимости (оплата аудиторской поддержки взимается отдельно).

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако, независимо от вышеперечисленных факторов, существуют общие закономерности ведения делопроизводства и документооборота в бизнесе, этапы и задачи, которые существуют даже в небольших компаниях.

Организация входящих потоков документов

Это документы, созданные другими организациями или учреждениями и поступившие в компанию в бумажном или электронном виде. Они включают письма, заявления, коммерческие предложения и счета на оплату. Что касается их самих, то эффективное ведение учета и документооборота должно обеспечивать

• Регистрация документов, т.е. отметка о дате получения и проставление количества квитанций (необязательно); и
• направление входящих документов в отдел или несколько отделов, занимающихся данным вопросом, в сроки, установленные программой управления документами
• Регистрация получения документа ответственным лицом; и
• получение отметки об исполнении/ответе/действии, предпринятом по документу; и
• передает обработанный документ на хранение.

Что нужно знать о документообороте

Каждый поток документов включает в себя различные жизненные этапы. Стоит помнить:.

• Документация (квитанции), и
• Зарегистрировавшись, в
• отправить или доставить документ, и
• Переместить документ, и
• исполнять (например, утверждать, подписывать), и
• отправьте его в архив.

Секретарь или личный помощник обязан обеспечить отсутствие задержек на любом из этих этапов. В противном случае весь процесс управления документами потерпит крах. Обратите внимание, что в организации может существовать несколько типов управления документацией. Рассмотрим основные из них (Таблица 1).

Тип документооборота

Административные — все документы (приказы, распоряжения, инструкции и т.д.), относящиеся к управлению организацией.

Финансовые — контракты, постановления, переписка, отчеты, счета и т.д.

Кадровые ресурсы — документы, относящиеся к сотрудникам и их перемещениям внутри компании.

Технические — все технические документы.

Архив — все документы, которые выполнили свою функцию и перешли на склад.

Бумажные — все документы компании представлены только в бумажном виде.

Электронные — документы передаются и хранятся в электронном виде и защищены электронными подписями.

Смешанный — документы хранятся как в электронном, так и в бумажном виде.

Как наладить эффективный документооборот в компании: 3 правила

Хорошо налаженный документооборот оптимизирует работу секретаря компании и личного помощника, а также других сотрудников. Он следует трем правилам

1. Решите, как вы хотите организовать свои документы (электронные, бумажные или смешанные). Лучший вариант — организовать смешанный документооборот. Большинство современных компаний используют его, потому что он организует и упрощает создание, поиск и хранение документов.
2. Определите форму организации. Здесь вам необходимо выбрать более удобный способ хранения документов. Например, хотите ли вы хранить их централизованно в одном отделе (секретариате или офисе) или распределить их по разным отделам и адресам).
3. Определитесь с критериями: соответствовать ГОСТу или начать работать по внутренним правилам.

Как организовать документооборот по ГОСТу:

Стоит следовать государственным стандартам управления документами, если вы хотите, чтобы ваши документы были максимально понятными, если у ваших партнеров или конкурентов действуют строгие правила, а также если вашей организации необходимо повысить свою значимость и выйти на новый уровень. См. следующие советы (Таблица 2).

Основные требования к форматированию документов в соответствии с ГОСТ

Рекомендуется использовать бесплатные шрифты. В частности, Arial, Calibri, Times New Roman и Verdana.

Рекомендуемый размер шрифта: 12-14 мм.

Жирное подчеркивание следует использовать для: заголовков, деталей, сведений о получателе.

Общий отступ абзацев — 1, 25.

Поля: 20 мм — верхнее и нижнее.

Если бумажный документ хранится в архиве более 10 лет, левое поле увеличивается до 30 мм.

Нормальный интервал между символами.

Одинарный пробел между словами.

Масштаб документа уменьшается на 2 пробела.

Расстояние между строками составляет от 1 до 1,5.

Многострочные реквизиты — 1 пробел (+ дополнительный пробел, если документ содержит группы реквизитов).

Необходимо использовать выравнивание по ширине.

Если требуется текст или детали в левом углу, максимальная длина строки составляет 7,5 см.

Информация, размещаемая в центре документа, не должна превышать 12 см.

Логотип компании (торговая марка) — сверху по центру или слева.

Неофициальное название компании (если оно более распространено в деловой практике сторон).

Название документа находится вверху, в центре листа.

Обязательные (основные) реквизиты компании находятся в верхней части документа. Название компании, юридический адрес — PSRN — электронная почта, факс и другие контактные данные.

Документ должен быть датирован в день подписания уполномоченным сотрудником в форме: месяц 1.

Обратите внимание, что на бумаге данные получателя должны располагаться под данными отправителя или в верхнем углу листа. Если документ адресован физическому лицу или индивидуальному предпринимателю, то в адресе следует отказать (кому). Например, генеральный директор ООО «Главстрой» Иванов И.

И. Однако получатель — компания — должен иметь дело с номинальным снижением (ВОЗ). Например, Министерство труда Российской Федерации.

Электронные формы бланков должны быть неприкосновенны и заверены цифровой подписью.

Секретари или личные помощники должны быть обязаны знать правила заполнения бланков и ведения переписки. Юридический опыт является большим преимуществом для понимания оттенков документооборота.