Как правильно написать письмо с просьбой

4. 6. 9 Форма заявления

Форма заявления — это вид заявления. Как правило, ПЗ не требует письменного ответа; в ответ на ПЗ получатель предпринимает конкретные действия по выполнению запроса. К ним относятся включение данного лица в список участников мероприятия, отправка необходимых материалов или публикаций и т.д.

Из заявления выделяются документы, представляемые в административные органы и их вспомогательные органы для регистрации прав, получения разрешений и т.д. Эти документы, называемые заявками, по сути являются приложениями и часто содержат ряд документов, включая приложения (спецификации), описания, планы, каталоги и т.д. В этих случаях правовой акт четко определяет, что означает заявление и как оно составляется.

Текст заявления обычно составляется на том же языке, что и язык, использованный в письме-заявлении.

9 — 1287

«Присоединяйтесь к команде Restoration Workshop». ;

«Зарегистрироваться в качестве участника фестиваля». ;

«Прошу включить в состав участников встречи двух представителей нашей компании». .

Зачем могут составляться письма-просьбы

Ведение бизнеса означает как поддержание отношений с существующими подрядчиками, так и постоянное обращение к новым. Письма-просьбы пишутся на самые разные темы и могут быть адресованы как частным лицам или организациям, с которыми отправитель уже поддерживает отношения, так и новым деловым партнерам, государственным учреждениям или организациям.

Как правило, организация или частное лицо, отправляющее письмо, просит помощи в решении проблемы. Чтобы увеличить шансы на успешное письмо, необходимо выполнить два важных условия

• Получатель должен быть в состоянии выполнить запрос.
• Автор письма должен обладать правом на подачу запроса.

Письма, в которых запрашивается информация официального характера, обычно называют запросами. Правила подачи таких запросов можно найти в разделе «Запросы» на нашем сайте.

Письма о действиях известны как жалобы или апелляции, в зависимости от их характера. Дополнительную информацию можно также найти в разделе «Жалобы и апелляции» на нашем сайте.

Круг вопросов, которые могут быть решены с помощью письма-жалобы, включает в себя.

• Информация о состоянии счета, организационном штатном расписании и записи о семейном положении; и
• рассмотрение предложений о сотрудничестве, мероприятий и контрактов; участие в мероприятиях; и
• подтверждение получения ранее направленных документов, информации; и
• различные процедуры (возврат денег, отправка документов и т.д.).

Кто может составлять письмо

Как уже упоминалось выше, одним из основных условий является право отправителя сделать такой запрос. Например, запрос о предоставлении информации о гражданине, проживающем в органах ЗАГС (учета), может быть подан только самим гражданином, его опекуном и определенными государственными органами (судами), а в случае ребенка — только его родителями.

Кроме того, юридические лица подчиняются правилам. Письма от имени организации должны быть подписаны лицом, имеющим право подавать вопросы или запросы от имени этой организации. Как правило, это первый руководитель и главный бухгалтер организации.

Если запрос носит общий характер, письмо может быть адресовано одному лицу или организации, либо группе лиц или организаций.

Общие правила

В большинстве случаев важно, чтобы письмо-заявление было проактивным и, следовательно, мотивирующим. Стимулы для отправителей связаться с конкретными получателями включают в себя

1. Телефонные разговоры, неформальные встречи и
2. Письменные соглашения, например, достигнутые по электронной почте в результате предыдущих переговоров.
3. Нормативные акты (важные местные и федеральные законы и постановления); и
4. подписание контрактов; и
5. Выполнение распоряжений высшего руководства; и
6. Предотвращение возможных неприятных последствий как для отправителя, так и для получателя запроса, которые могут возникнуть, например, в случае невыполнения запроса.

Ссылки разрешены и считаются хорошим поведением

• Правомочность и репутация получателя, если письмо подразумевает заключение деловых отношений, подписание контракта и т.д.
• Ценность и репутация отправителя — как дополнительный аргумент в пользу принятия запроса.

При написании письма следует придерживаться общих правил деловой переписки. Письма, отправляемые от имени организации, должны быть на фирменном бланке (если организация использует фирменный бланк), хорошо написаны и использовать графические изображения. Если письмо представляет собой просьбу или требование, а не требование, оно может быть адресовано получателю непосредственно перед основной частью письма.

‘Дорогой Иван Иванович!

По правилам вежливости принято обращаться к автору письма в единственном числе. ‘Пожалуйста’, а не ‘Я прошу вас’. В этом случае письмо подписывается руководителем организации. Знакомство с адресацией не допускается.

Неприемлемо благодарить получателя просьбы перед ее выполнением.