Как составить график дежурств

Впервые люди знакомятся с понятием «обязанность» в раннем детстве, когда им поручают выполнять обязанности в группах или классах. В перерывах между занятиями дежурные следят за поведением своих одноклассников, чистят доски и проветривают помещение.

На самом деле, эти детские задачи ближе всего подходят к правильному определению термина «задача». Это объясняется тем, что студенты выполняют поставленные перед ними задачи в свободное время (перерывы) в соответствии со своими приоритетами.

В производственных отношениях понятие «дежурство» далеко ушло от своего первоначального значения, которое не подразумевает дополнительных обязанностей, а используется как эквивалент того, что врач выполняет свои обязанности ночью или в праздники. Медсестры сменного обслуживания и другие сотрудники.

Наиболее полное и точное определение обязанности содержится в постановлении Центрального совета всех профсоюзов от 2 апреля 1954 года, которое определяет обязанность как выполнение работником дополнительных обязанностей, часто не связанных с обычными обязанностями. Последующая компенсация за это время предоставляется в нерабочее время и в праздничные дни.

Другие интерпретации понятия обязанности не имеют ничего общего со сменной работой, ни с тем, как организована сменная работа, ни с тем, как организована работа в целом.

Классическим примером является организация работы в полицейском участке. Здесь конкретные сотрудники, известные как дежурные, выполняют свои обязанности в соответствии с фактическим графиком сменности.

График дежурств и график сменности

Организация смен и сменно-суточная работа оформляется путем письменного уведомления каждого работника (учащегося, студента, сотрудника) по общим правилам, т.е. на основании соответствующих приказов руководителя предприятия (организации, учреждения ) в программе.

В то же время существует несколько различий между графиками обслуживания и графиками сменности.

1. Часы работы — это всегда вне рабочее, служебное или учебное время. Часы работы смены являются рабочими часами, и
2. Приказ о назначении ответственного за службу или составлении графика сменной работы всегда должен включать условия компенсации работникам за отработанное время, но поскольку сменная работа является способом организации труда, такие условия не могут быть включены в приказы об организации сменной работы. ,.
3. Сменное планирование предполагает определенную цикличность, когда работники посещают одну из смен (например, две смены в день, ночная смена — перерыв).
4. При сменной работе составление графика сменности является обязательной ежемесячной процедурой, однако графики сменности могут составляться нерегулярно, например, в периоды праздников.

Кто составляет графики

Графики сменности составляются начальниками смен и менеджерами по персоналу по поручению руководителя предприятия (организации).

Программа охватывает всех работников с учетом ограничений, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации. Эти ограничения ограничивают занятость определенных категорий работников в вечерние и ночные смены.

План доводится до сведения всех сотрудников, получивших рекомендации.

Графики работы составляются по приказу руководителя предприятия, службы или учреждения.

• Начальник отдела, а
• классные руководители в школах; и
• Секретари, отвечающие за президентские полномочия высших учебных заведений.

Сменность как часть трудовых отношений

Сменная работа, определенная соответствующей программой, уже определена между работником и работодателем на этапе заключения трудового договора.

Это означает, что характер вахтовой работы должен определяться внутри компании (организации) с помощью местных правил организации труда.

Если вращающиеся смены вводятся впервые, необходимо заключить дополнительные соглашения с работниками, имевшими трудовые договоры до введения вращающихся смен. Стандартные шаблоны расписания смен также должны быть определены на уровне локального документа.

Сущность и назначение графика дежурств

Суть составления графика сменности заключается в организации деятельности сотрудников на одной и той же должности через регулярные чередующиеся временные интервалы. Наиболее часто используется «двухдневный» или «трехдневный» график, когда каждый дежурный сотрудник работает один день, а затем ему предоставляется несколько дней отдыха перед возвращением на работу.

Некоторые компании с высокоинтенсивными и стрессовыми должностями используют графики, требующие посменной работы нескольких сотрудников в течение дня. Они также используют стандартные ежемесячные графики сменности для максимально эффективной координации деятельности.

Графики сменности необходимы для того, чтобы сотрудники точно знали, когда они будут работать, а руководители могли контролировать их трудовую деятельность.

Пользователи месячного графика сменности

В сменном графике участвуют разные работники. К основным из них относятся.

• Руководители отделов, которым подчиняются сотрудники службы. Они составляют графики сменности для всех сотрудников, которые являются контрактными сменщиками или экономистами по труду, тесно сотрудничают с руководителями отделов, а также участвуют в составлении ежемесячных графиков сменности, утверждают и подписывают графики по отделам и могут использовать эту информацию в административных целях
• Персонал, предоставляющий услуги, — это персонал, на основе которого составляется график; они должны просмотреть и подписать для согласования график смен, составленный на месяц.

Пользователями программы «Смена» являются не только сотрудники компании (дежурные или контролеры), но и внешние государственные органы, например, трудовые инспекторы. Они регулярно проверяют организацию на предмет соблюдения всех трудовых законов и нормативных актов, касающихся сотрудников компании.

Правила составления графика смен на месяц

Как и любой другой графический документ, график сменности должен соответствовать определенным правилам. Во-первых, в документации местной компании должно быть указано, что установлено несколько рабочих смен. Этот пункт также должен быть включен в трудовые договоры сотрудников, нанимаемых на эти должности.

Кроме того, образец стандартного графика сменности должен быть включен в локальную документацию компании, например, в качестве приложения к коллективному договору или правилам о труде и заработной плате работников.

Подготовка графика сменности

Основные правила составления месячного графика сменности следующие

• Графики сменности составляются с учетом правил рабочего времени на конкретный месяц.
• В документе перечислены рабочие дни сотрудников с указанием конкретного количества часов и выходных дней
• Две смены подряд не могут быть назначены одному и тому же работнику даже без возражений.
• Продолжительность одной смены определяется руководством организации, но для некоторых категорий работников продолжительность смены определяется в соответствии с российским законодательством (например, моряки, работники железнодорожного транспорта).
• График обычно содержит следующие колонки: инициалы и номер сотрудника, количество дней в календарном месяце, общее количество отработанных часов и дней за месяц, количество ночных смен за месяц.

После составления графика он утверждается директором, который отдает распоряжение о его выполнении. Сотрудники должны подписать и ознакомиться с утвержденным документом, причем сделать это необходимо за месяц до его вступления в силу.

Месячный график сменности является локальным документом организации, и его основная цель — организация трудовой деятельности сменных работников. Он составляется на основе конкретных правил, установленных в организации, и не может противоречить нормам действующего трудового законодательства РФ.

Скачайте книгу «Наблюдение».

Узнайте, как создавать и внедрять эффективные программы из этого базового руководства.

Исторически шифтинг приобрел большую известность. Когда возникают чрезвычайные ситуации, отсутствие гибкости может вызвать стресс и панику. Сотрудники беспокоились о балансе между работой и отдыхом, когда оповещения срабатывали в середине фазы раннего сна или во время ужина с семьей.

Напряженные отношения между инженерами-эксплуатационниками и разработчиками, использующими традиционные графики работы, также вызывали проблемы.

К счастью, эти недостатки можно исправить. Компании, которые внедряют правильное чередование смен, отмечают увеличение времени работы и удовлетворенности клиентов, а сотрудники достигают хорошего баланса между работой и отдыхом.

Распространенные ошибки при составлении графика дежурств

Одна из причин, по которой некоторые люди нервно относятся к доскам объявлений о вакансиях, заключается в том, что многие компании делают это неправильно. Они не предвидят возможности возникновения чрезвычайных ситуаций. Они не ставят во главу угла баланс между работой и отдыхом. Или установленный ими график не подходит для их команды.

Вот четыре ошибки, которые часто допускают компании.

1. навязывание универсального подхода. Каждая организация и команда отличаются друг от друга, и графики выполнения задач должны отражать этот факт.

Компании с офисами по всему миру работают иначе, чем команды, расположенные в одном месте. Большие группы действуют иначе, чем малые. Чтобы быть эффективными, графики сменности должны быть составлены с учетом особенностей организации и коллектива.

2. только полевые инженеры. Если вам нужен рецепт выгорания, то вот он. Слишком много требований, когда небольшой команде или специалисту поручено решать все инфраструктурные задачи. Кроме того, понимание того, что подготовка необходима, дает разработчикам дополнительный стимул для предоставления стабильного кода.

3. жесткость программы. Возможно, потребуется внести небольшие изменения в программу.

Может потребоваться изменение смен. В случае личной чрезвычайной ситуации сотрудникам может понадобиться делегировать задачи заместителю. Бывают случаи, когда вся программа не подходит для группы и ее необходимо изменить.

Умение справляться с такими моментами делает команду более счастливой и повышает вероятность того, что проблемы будут быстро решаться при их возникновении.

4. игнорировать баланс между работой и отдыхом. Здоровый баланс между работой и отдыхом повышает лояльность и приверженность работодателю. Нездоровый баланс контрпродуктивен. Чтобы поддерживать удовлетворенность, мотивацию и производительность команды, при планировании необходимо учитывать баланс между работой и отдыхом.

Важность эффективного графика дежурств

Только в Северной Америке компании ежегодно теряют 700 миллиардов долларов США из-за простоев.

Чем менее эффективен ваш график дежурств, тем выше риск потери дохода. Вот почему так важны программы дежурств.

Конечно, неэффективные маршруты влияют не только на доходы. Вовлечение, удержание и концентрация персонала также находятся под угрозой. Исследования показывают, что сотрудники, работающие неполный рабочий день, более чем в два раза чаще, чем сотрудники, работающие полный рабочий день, сталкиваются с проблемами баланса между работой и семьей.

Существует сильная корреляция между удовлетворенностью работой и нормальным режимом сна среди медицинского персонала, работающего по вызову.

Эффективная программа оперативного реагирования на вызовы, разработанная с учетом особенностей бизнеса и команды, гарантирует, что клиенты получат оперативную и скоординированную помощь при любых происшествиях. Это минимизирует риск ошибок программирования и незамеченных проблем. Он также защищает работников от переутомления, недосыпания, снижения производительности и удовлетворенности работой.

Преимущества создания устойчивой ротации

Устойчивое расписание задач — это расписание, которое учитывает не только время работы и функциональность системы, но и время персонала.

Устойчивое развитие может означать много разных вещей. Это может означать составление графика, соответствующего вашему часовому поясу, и работу только тогда, когда ваша команда бодрствует. Или провести совещание с командой, чтобы определить потенциальные проблемы, которые необходимо поднять даже посреди ночи, и те, которые менее срочны и могут подождать до утра.

Кроме того, отслеживайте уведомления и расписания, чтобы люди не были перегружены срочными задачами.

Какой бы ни была устойчивость вашей организации или команды, преимущества очевидны.

• Продуктивные, счастливые и отдохнувшие инженеры и разработчики, с
• Снижение текучести кадров (и повышение удовлетворенности сотрудников).
• Когда создаются рабочие места, более квалифицированные люди захотят присоединиться к вашей команде.
• Лучшее обслуживание клиентов, которое
• улучшение финансовых показателей бизнеса, и
• улучшение культуры коллектива и поддержки сотрудников, а также
• снижение уровня выгорания и
• лучший, более гибкий баланс между работой и отдыхом.

Факторы, которые следует учитывать при составлении графиков дежурств

Как упоминалось ранее, не существует универсального плана обслуживания. При составлении собственного расписания необходимо учитывать размер команды, местоположение, желаемые часы работы, культуру компании и способность каждого члена команды решать ключевые вопросы. Вот некоторые области, которые следует рассмотреть для различных элементов вашей программы

Размер группы.

Оптимальный график для команды из двух человек, пытающейся запустить стартап, не подходит для команды из 50 человек, управляющей устоявшимся продуктом на рынке.

Если вы являетесь единственным разработчиком и отвечаете за решение проблем в любой момент времени, вы можете легко перегореть. В вашем случае имеет смысл добавить резервного сотрудника на случай непредвиденных обстоятельств.

Группы из двух человек часто выбирают график с чередованием дней: первый человек может работать по сменам в понедельник, среду и пятницу, второй — во вторник, четверг и субботу, при этом раз в две недели каждый человек выходит на воскресную смену. Еще один простой вариант: человек А работает в понедельник и среду, человек Б — во вторник и четверг, и каждые две недели один из них берет смену с пятницы по воскресенье, а другой берет эти три дня выходных. третий распространенный вариант — чередование работы в течение недели.

Для групп из трех и более человек хорошей идеей обычно является еженедельная ротация.

Запасное вращение

При чередовании смен всегда существует вероятность того, что главный сотрудник службы может заснуть или потерять внимание. Чтобы снизить этот риск, рекомендуется добавить хотя бы одного запасного человека.

В группе из одного человека это означает, что запасной сотрудник должен наниматься только в случае чрезвычайной ситуации; в группе из двух человек один человек всегда будет дежурить, а другой будет резервным сотрудником; в группе из трех человек к проекту может быть добавлен еще один человек или один человек может в любой момент обратиться за помощью к специалистам. может быть освобожден от ответственности в любое время.

Владение услугами

Третий фактор, влияющий на программу, — это принадлежность услуги и специалистов, которые могут ее исправить. Те, кто знает конкретный сервис изнутри и снаружи, скорее всего, смогут быстро отремонтировать его и найти способы избежать подобных проблем в будущем. Во многих компаниях целесообразно распределить обязанности по обслуживанию таким образом, чтобы в каждой группе всегда был основной или резервный сотрудник для каждого отдельного обслуживания.

Предпочтения сотрудников.

Перед составлением такого расписания следует проконсультироваться с самой группой. Гибберды хорошо работают и хорошо спят в смену с 4:00 до 4:00. Совы чаще предпочитают смену с 4:00 вечера до 4:00 утра.

Некоторые разработчики могут потребовать, чтобы вы работали одну неделю, а следующую считали своим выходным днем. Такому графику легче следовать, а для крупных проектов может быть удобнее взять отпуск на целую неделю. Другие члены команды могут предпочесть более короткие смены.

Хотя не всегда возможно угодить всем, рекомендуется выяснить предпочтения конкретной группы и использовать эту информацию в качестве отправной точки при составлении расписания задач.

Как составить справедливый, эффективный график, который не доведет команды до выгорания

График работы может быть чрезмерно критичным, но он не должен быть сложным, лишать сна или приводить к выгоранию. Ниже приведены семь стратегий для составления справедливого и эффективного расписания

1. сначала поговорите с группой. Узнайте, как команда хочет работать, и учтите их мнение до начала планирования. Если вы знаете, что кто-то в команде — «сова», не назначайте его на утреннюю смену. Если вся команда согласна выполнять еженедельную смену, почему бы не начать с этого?

2. если возможно, запланируйте время на день. Хороший сон улучшает память, навыки решения проблем и продуктивность, не говоря уже о психическом и физическом здоровье. Преимущества такого подхода очевидны, если вы можете избежать работы в ночное время.

3. развивать культуру отзывчивости. Наличие команды, готовой прийти на помощь в любое время, значительно повышает как удовлетворенность сотрудников, так и эффективность работы по вызову.

Если работник работает всю ночь, чтобы устранить критический сбой, возможность подменить другого работника на следующий день или до конца недельной смены может оказаться очень полезной. У сотрудников должна быть система поддержки, которая возьмет на себя ответственность в случае личной чрезвычайной ситуации или серьезного жизненного события.

Поддержание культуры заботы друг о друге в коллективе облегчит тяжесть работы для всех.

4. не будить людей при возникновении мелких проблем. Должен ли ответственный сотрудник получать срочное уведомление о каждом возникающем вопросе? Или некоторые вопросы важнее других? Проведите совещание со своей командой, чтобы выяснить, какие вопросы имеют наивысший приоритет и требуют немедленного решения, а какие могут подождать до утра.

5. определите, что означают дежурные смены для вашей организации. В некоторых организациях рабочие смены могут означать периодические уведомления. Для других это может означать частые перемены и частые пробуждения среди ночи.

Перед разработкой плана работы учитывайте потребности вашей компании. Еженедельная рабочая смена может хорошо работать для компаний с довольно редкими уведомлениями, но для команд с большим количеством уведомлений такой график может быть громоздким.

6. регулярные обзоры; не объявляйте разовый план окончательным и неизменным. Регулярно просматривайте его. Подходит ли он для вашей команды? Помогает ли он предотвращать проблемы и быстро их решать? Действительно ли это эффективно как для клиентов, так и для сотрудников? Процессы не должны быть статичными.

7. предоставлять сотрудникам средства для поддержания эффективного баланса между работой и личной жизнью. Обеспечьте наличие мобильного интернета, чтобы они могли выходить из дома в течение рабочего дня и решать личные вопросы.

Если кому-то нужно провести час в студии йоги или посетить встречу с родителями, помогите перенести смену на другое время или позвоните сотрудникам, чтобы у них были резервные смены. Следите за уведомлениями и расставляйте приоритеты задач, чтобы уменьшить их количество — используйте такие инструменты, как Opsgenie, для создания, управления и отслеживания рабочих задач и информируйте всех.