ВАЖНО: Работодатели обязаны вести учет рабочего времени сотрудников (далее — рабочее время) в соответствии со статьей 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Подробнее о видах и деталях рабочего времени читайте в статье «Рабочее время по Трудовому кодексу — виды и детали».
Учет рабочего времени необходим в следующих случаях
- Для учета заработной платы вы должны
- работать по талонам на питание, и
- управление соблюдением трудовой дисциплины, и
- регистрировать причины применения санкций, включая премирование или увольнение; и
- Проверить взаимосвязь между количеством дней отсутствия на работе по причине временного отсутствия и количеством дней получения пособия из Фонда социального страхования
- Учет и, при необходимости, проверка особых периодов работы. Более подробную информацию можно найти в статье «Специальные периоды занятости — значение и особенности».
Работодатели должны соблюдать это обязательство, даже если, например, возникли определенные объективные проблемы (например, переустановка или настройка программного обеспечения). См. в отношении решения Ленинградского районного суда от 10 июля 2015 года. например, 33-4668/2015.
Косвенным подтверждением важности соблюдения работодателями данного обязательства является наложение штрафов за правонарушения в соответствии с первым пунктом статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ). Подтверждение законности штрафа в суде (см. решение Пензенского районного суда от 13 августа 2015 года).
Некоторые особенности учета использования рабочего времени сотрудников в таблице Еxcel (образец)
При использовании электронной таблицы в качестве основы для рабочего листа рекомендуется использовать следующие рекомендации
- Сохраняйте постоянную информацию в шаблоне документа, чтобы избежать технических ошибок и опечаток. Этот совет относится к такой информации, как название организации, организационное подразделение, имя сотрудника, должность и номер рабочего листа.
- Перед заполнением трудовой книжки проверьте, есть ли в месяце, в котором записывается трудовая книжка, праздничный день в соответствии со статьей 112 Трудового кодекса РФ и не переносится ли отпуск в соответствии с постановлением Правительства РФ (для учета труда). О времени в 2016 году см. постановление № 1017 от 24 сентября 2015 года).
- Если учет рабочего времени в организации ведется без использования автоматизации, то отклонения от нормы фиксируются ежедневно.
Важно помнить, что в рабочую таблицу необходимо вносить только документально подтвержденные причины.
Так, в следующем образце рабочего листа работник не вышел на работу 18 мая по болезни и по договоренности с работодателем провел этот день за свой счет, а в медицинское учреждение обратился только 19 мая. На момент выдачи трудовой книжки она все еще болела, но предоставила работодателю записи о болезни, которая не была покрыта. Все отпуска по болезни, за исключением 18 мая, отражаются в рабочем листе как отсутствие по причинам, не указанным при составлении рабочего листа, а не по болезни.
Соблюдение или несоблюдение схемы работника в отношении оплаты/неоплаты больничного листа.
Важность отслеживания рабочего времени сотрудников требует точных и аккуратных табелей учета рабочего времени. Этот образец можно использовать для дальнейшей проверки точности рабочих листов, используемых в вашей организации, и при необходимости исправить ошибки.
Дополнительные сведения по этой теме см. в разделе КонсультантПлюс. Бесплатный двухдневный пробный доступ к системе.
Что такое график рабочего времени и кому он необходим
Планирование и распределение рабочего времени и времени отдыха отвечает интересам как работодателя, так и работника. Рабочее время позволяет сотрудникам организовывать текущие технические процессы и в то же время соответствовать нормам, установленным Трудовым кодексом.
Документы с рабочими листами.
Информация о начале, продолжительности и окончании рабочего времени
и перерывы между сменами.
Рабочие листы персонализированы.
- В нем описываются отработанные и оставшиеся часы для каждого сотрудника организации по имени.
Хотя единого законодательно утвержденного формата для рабочих листов не существует, большинство компаний оформляют их в виде таблицы рабочего времени и времени отдыха. Это позволяет представить необходимую информацию в ясной и понятной форме.
Как было сказано выше, составление графика рабочего времени не входит в обязанности работодателя.
- Статья 91: «Концепция рабочего времени. Норма рабочего времени» в Трудовом кодексе предусматривает только обязательный учет работодателем рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.
Рабочий лист не требуется для небольшой компании с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными днями.
- Все детали рабочего времени и времени отдыха могут быть определены в правилах внутреннего трудового распорядка.
Это не относится к компаниям с гибким графиком работы или сменной работой. В этом случае очень важен хорошо спланированный график рабочего времени.
График рабочего времени «2 через 2»
Рабочий день длится более восьми часов.
Рабочее время расписано по эталонным периодам. Квартал,.
Это также относится к «4 из 4», «1 день из 3» и т.д.
Таким образом, рабочее время и время отдыха работников, работающих по режиму сокращенного рабочего времени, регулируется графиком работы.
Трудовой кодекс предусматривает гибкую систему рабочего времени для работников, которые не имеют жесткого требования работать в течение определенного периода времени. Поэтому сотрудникам не предоставляется фиксированное рабочее время.
Резюме:
Рабочие листы не являются юридическим обязательством работодателя, но они обеспечивают непрерывный рабочий процесс и не нарушают трудовое законодательство.
Автоматизация учета рабочего времени и посещаемости повышает эффективность работы компании, упрощает управление дисциплиной и начисление заработной платы, а также устраняет человеческий фактор. Однако жесткие алгоритмы управления временем могут вызвать негативную реакцию со стороны сотрудников. Для контроля дисциплины и поддержания приятной атмосферы в коллективе система учета рабочего времени с балансовыми расчетами, рабочее время можно контролировать в соответствии с гибкими программными алгоритмами.
Применение
Компания регулирует присутствие сотрудников на рабочем месте, общую продолжительность перерывов в течение дня и интервалы работы, при которых сотрудники могут отработать заданное количество времени.
Алгоритмы учета
Вход в рабочие и нерабочие зоны регистрируется системой. Например, если сотрудник заходит в столовую, система фиксирует его выход из рабочей зоны и вход в нерабочую зону. Поэтому время, проведенное в курительной комнате, столовой или комнате отдыха, учитывается как нерабочее время.
На основе входных и выходных данных система рассчитывает рабочее время сотрудника с учетом графика работы и допустимых отклонений и формирует рабочий лист.
Например, если будний день длится с 09:00 до 17:45 и предусмотрен 45-минутный перерыв на обед, сотрудник приходит на 15 минут позже в 09:15 и уходит на 15 минут раньше в 17:30. Сотрудники могут работать допоздна и уходить раньше в пределах установленных различий. Сотрудники могут использовать свои собственные небольшие порции для обеда.
Гибкие алгоритмы распределения времени позволяют использовать различные периоды в личных целях. Работники должны наверстать время в течение того же дня или месяца. По договоренности с руководством, часы, не отработанные в течение учетного периода, могут быть покрыты надбавкой.
Часы и остатки могут быть рассчитаны на основе недельных и сменных графиков, сдельной оплаты и ежемесячно отработанных часов. В еженедельном рабочем листе можно указать неограниченное количество ежедневных интервалов. Например, каждому сотруднику может быть назначено время начала и окончания рабочего дня с любым количеством перерывов.
Для каждого дня недели можно определить конкретные временные интервалы. Например, по пятницам сотрудники могут заканчивать рабочий день раньше.
Графики работы
Используя опцию расписания смен, можно также задать неограниченные интервалы в течение рабочей смены. Возможность указать дату начала смены и количество дней смены сотрудника позволяет организовать планирование смен. Например, график работы 3/3 с указанием даты начала смены.
Параметры расписания смен можно использовать для организации учета ночных смен, когда интервал работы «превышает 0 до 00», или для установки различных интервалов для разных дней недели.
Система еженедельного и посменного учета позволяет вводить разрешенные отклонения от нормального рабочего времени. Любые отклонения от графика в пределах допустимых временных интервалов могут быть обработаны или закрыты с предоставлением подтверждающей документации. В этом случае рабочий лист составляется без учета отклонений и соответствует законодательным нормам и требованиям.
Для предприятий со сдельной оплатой труда можно использовать упрощенную таблицу. В этом случае рабочее время структурируется каждый раз, когда сотрудник находится на территории предприятия. В рабочем листе фиксируется фактическое время присутствия работника на рабочем месте каждый день.
В компаниях, где вознаграждение основано на месячном рабочем времени, положительные и отрицательные остатки учитываются в рабочих днях всего учетного периода. Остаток отражается в конце отчетного периода.
Если баланс рабочих часов положительный, то рабочий лист заполняется в соответствии с месячным графиком (например, если типичный месячный график составляет 40 часов в неделю или 160 часов в месяц, то в рабочем листе записывается ежедневный график — по 8 часов) (День).