Электронные трудовые книжки — это новый метод хранения информации о работниках, вместо бумажных регистров трудовой информации. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, термин «электронная трудовая книжка» не встречается ни в одном нормативном акте, хотя официально этот термин звучит как «сведения о трудовой деятельности». Работодатели обязаны передавать информацию о своих сотрудниках в Пенсионный фонд России в форме «Сведения о трудовой деятельности регистрируемого лица» (СЗВ-ТД).
Эта информация хранится в ПФР в специальной электронной системе управления записями.
Электронная форма содержит информацию о самом работнике, его месте работы и должности (профессии, специальности), дате приема на работу, дате перевода или увольнения, квалификации (разряд, категория и т.д.), причинах прекращения трудового договора и т.д., т.е. эта информация практически идентична информации, содержащейся в бумажной трудовой книжке. Однако информация о наградах за результаты работы на рабочем месте не вносится в электронную версию, так как форма СЗВ-ТД не содержит такого раздела.
Как осуществляется переход работника на ЭТК?
Решение о переходе на ETC принимается по усмотрению работника. Работодатели должны письменно уведомить работников о возможности перехода до 31 октября 2020 года. У работающих граждан есть время до 31 декабря 2020 года, чтобы сделать свой выбор.
Если работник выбирает электронную форму, ему будет выдана бумажная трудовая книжка. Однако ценность документа не утрачена, и его необходимо сохранить, поскольку ETC содержат информацию только с 2020 года. Обратите внимание, что если сотрудник отклонит распечатанную трудовую книжку, он не сможет изменить свое решение.
Заявка на электронную бухгалтерскую книгу предоставляется бесплатно. Применяется следующее.
Выбор работника заносится в базу данных, чтобы о нем знали и ПФР, и потенциальный работодатель.
Вы также можете сообщить своему работодателю, что хотите сохранить трудовую книжку в бумажном виде. Затем она будет заполняться кадровиками в соответствии с новым федеральным законом от 16 декабря 2019 года: 436-ФЗ и № 439-ФЗ, как электронные формы, так и рукописные записи на бумажных документах.
Если сотрудник решит сохранить бланки АЭ, необходимо составить заявление по этому шаблону.
Право работника на сохранение документа AE сохраняется при новом трудоустройстве. Если работник передумает, он может в любой момент перейти на электронную документацию, подав заявление своему работодателю по основному месту работы.
Если работник не определился и не подал письменное заявление в отдел кадров организации, он сохраняет свой бумажный журнал.
Однако, начиная с 1 января 2021 года, новым работодателям больше не нужно будет заводить бумажный трудовой журнал.
Как работнику получить сведения из ЭТК?
Электронный трудовой журнал выглядит как выписка из формы NWI-TD.
Каждый работник имеет право на получение информации о своей трудовой деятельности с места работы в соответствующее время в течение трех дней в виде выписки из трудовой книжки. В случае увольнения работника работодатель обязан предоставить документацию о дате увольнения.
Работники, решившие вести бумажное дело в процессе найма, должны предоставить трудовую книжку новому работодателю, а все предыдущие соискатели должны предоставить новому работодателю выписку из вышеупомянутой формы.
Помимо получения информации от последнего работодателя в печатном или электронном виде (если у работодателя есть специальная усиленная электронная подпись), можно получить информацию о трудовом стаже и другими способами.
Документ выдается в печатном виде в МФЦ (Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг).
В территориальных органах Пенсионного фонда РФ можно получать ЭТС как в печатном, так и в электронном виде, подписанные расширенной специальной электронной цифровой подписью.
Подключившись к порталу госуслуг на своем личном кабинете и подав заявление, работник может получить информацию о своей трудовой деятельности в виде электронного документа, подписанного усиленной специальной электронной подписью.
Независимо от того, каким образом они запрашивают необходимую информацию из этой системы, в любом случае выписки, полученные в печатном или электронном виде, полностью эквивалентны трудовой книжке.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
Вопрос о том, кому требуется электронная трудовая книжка, больше не рассматривается. Сотрудники отказываются полностью переходить на электронные формы.
У всех работников есть время до 2021 года, чтобы определиться с формой и принять решение. Работодатели предлагают сотрудникам полностью перейти на электронные резюме и отказаться от бумажных. Сотрудники могут подумать, нужен ли им документ ТК, и принять решение
Если они решили не пользоваться бумажным вариантом, им следует задокументировать свое решение в письменном заявлении в ПФР. Работодатель сделает соответствующую запись в CA о переходе на электронный CA и вернет его работнику. С этого момента работодатель не несет ответственности за хранение и сохранность трудовой книжки в соответствии с § 2.3 Федерального закона 439-ФЗ.
Если работник желает сохранить бумажный трудовой кодекс, работодатель продолжает вводить и хранить данные. В то же время, будет вестись электронный AE, чтобы работник мог получить копии сертификатов STD-P и других документов по мере необходимости.
Если работник не перешел на eCT и сохранил бумажный вариант, он может в любое время изменить свое решение у нынешнего или следующего работодателя; с 1 января 2021 года впервые поступающим на работу будет выдаваться только одна электронная трудовая книжка.
Как завести электронную трудовую книжку?
Для каждого сотрудника составляются индивидуальные отчеты по форме ССВ-ТД, которые впоследствии корректируются; ССВ-ТД охватывает как внешних, так и внутренних сотрудников, работающих неполный рабочий день, а также удаленных сотрудников. Исключение составляют только те, кто работает по договорам оказания услуг и трудовым договорам.
В отчете работодатель указывает регистрационный номер ПФР, название компании, номер НДС, КПП и данные о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС). Важно указать дату приема на работу и любые существенные изменения в процессе приема (изменение должности, новая специализация или квалификация), а также отметить любые увольнения. Необходимо определить причину инцидента с персоналом.
Данные для заказа.
Как подавать отчёт в ПФР?
Если юридическое лицо имеет более 25 сотрудников, отчет должен быть отправлен только в электронном формате и в обязательном порядке заверен ЭЦП. Организации с численностью сотрудников до 25 человек и индивидуальные предприниматели могут подавать SSV-TD как в электронном, так и в бумажном виде. Печатный документ должен быть заверен подписью руководителя юридического лица или уполномоченного на это лица, а в случае индивидуальных предпринимателей — собственноручной подписью.
Работодатель обязан представить отчет в SDOE на следующий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении. Ежемесячные отчеты о любых изменениях также должны быть представлены до 15 числа месяца. Несоблюдение срока влечет наложение штрафа в соответствии со статьей 2 части 15.33.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Прием нового сотрудника
При оформлении работника необходимо проверить, подавал ли он заявление об освобождении от заполнения формы ТК на предыдущем месте работы. Процедура выполняется следующим образом.
Если он подал заявление, вы должны найти соответствующую запись в форме AE и начать генерировать электронные данные на основе STD-R или STD-PFR.
Если работник ведет бумажный АЭ, он должен вести учет своей занятости и генерировать электронные данные одновременно с их обычным хранением и архивированием.
Если у нового сотрудника нет трудового стажа, работодателю достаточно подготовить электронное резюме.